В процессе рассмотрения бухгалтерских услуг, их пользы для бизнеса поднимается тема востребованности бухгалтерского обслуживания и способы его организации. Одним из методов ведения бухгалтерии является аутсорсинг, предполагающий предоставление учетных данных стороннему независимому исполнителю. Современный аутсорсинг бухгалтерского учета приобретает все большую популярность, и число специалистов, готовых предложить свои услуги, растет. Рассмотрим особенности выбора аутсорсера, в том числе, факторы, на которых следует акцентировать внимание.
Известность и репутация аутсорсинговой компании
Аутсорсинг бухгалтерских услуг в РоФ существует не первый десяток лет год. Таким образом, компании, сумевшие зарекомендовать себя в качестве профессионалов, уже сформировали свою репутацию проверенных исполнителей в течение последнего десятилетия. Их опыт пополнили тысячи отчетов и деклараций, их результатом стали суммы возмещения НДС в размере нескольких миллионов рублей, с их участием были удовлетворены многие сотни запросов налоговых организаций.
Оказанные бухгалтерские услуги не всегда можно оценить адекватно, поэтому отзывы существующих клиентов аутсорсинговой компании, которые неоднократно обслуживались, являются достаточно весомым подтверждением качества. Для каждого аутсорсера неизменным преимуществом выступает профессиональный рейтинг, а также рекомендации третьих лиц, обсуждения на форумах, данные со стороны СМИ, информация, отображенная на сайте исполнителя услуг.
Конкурировать на протяжении нескольких лет с ведущими брендами, в то время, когда рынок изобилует прекрасными исполнителями бухгалтерских услуг, способна лишь компания с внутренним аудитом собственной работы. Неудовлетворительное качество работ сразу же заявит о себе, к примеру, в процессе камеральной сверки отчетности. Исходя из этого, заверять в безупречных стандартах обслуживания сможет далеко не всякий аутсорсер.
Возможность тестового периода услуг
Известные и качественно функционирующие компании практикуют пробный период для будущих клиентов (к примеру, на месяц). На протяжении отведенного времени получатель услуги имеет возможность оценить реальный результат.
Оплата за оговоренный период может быть сведена к минимуму или вовсе отсутствовать. Тестовый период — позитивный знак того, что компания-аутсорсер располагает достаточным потенциалом для того, чтобы вести деятельность за свой счет, а также уверенность в качестве работы своих сотрудников.
Образец договора предварительного ознакомления
Как известно, бухгалтерские услуги предоставляются в сопровождении письменного договора. Неплохим предусмотрительным действием со стороны клиента будет просьба выслать образец договора по электронной почте до того, как будет подписан оригинал.
Аутсорсер, осознающий ответственность за качество предоставляемых услуг, укажет в пунктах договора не только обязанности клиента, но и свои собственные. В составе договорных условий будет присутствовать перечень обязательных условий со стороны заказчика. Они распространяются на сроки исполнения, формы документов, передаваемых клиенту, ответственность компании за нарушение сроков. Если этот пункт был проигнорирован, то исполнитель вряд ли может быть причислен к лучшим аутсорсерам, которые своевременно сдают бухгалтерскую отчетность.
Особо важным критерием для клиента является материальная ответственность исполнителя за потенциальный ущерб вследствие выполнения бухгалтерских услуг неудовлетворительного уровня. Если по его вине пострадает ваша организация, и ей будут начислены штрафы, то аутсорсинговая компания обязана их компенсировать.
Ошибки в учете случаются не только у новичков, но и у штатных бухгалтеров, вот только выплата причиненного аутсорсером ущерба — достаточно спорный вопрос. Достойно справиться со всеми основными и вытекающими из них обязанностями способна только компания высокого уровня.
Соблюдение конфиденциальности
Оказание бухгалтерских услуг подразумевает соответствие внушительному комплексу требований и одним из них является конфиденциальность. Это понятие ассоциируется с классическим толкованием: служащий олицетворяет интересы хозяина и находится в курсе всех его дел, но кроме всего, он также пребывает в числе доверенных лиц.
Исполнитель, предоставляющий услугу, прекрасно изучит все детали вашего бизнеса. Таким образом, возникает потребность в гарантии конфиденциальности, которая связана с коммерческой тайной и указывается в договоре; оформляется отдельным соглашением. От имени аутсорсера должно быть получено подтверждение о том, что данные обслуживаемой организации будут защищены, и доступ к ним будет возможен только со стороны доверенных лиц.
Безвозмездный экспресс-аудит
Экспресс-аудит бухгалтерии представляет собой предварительный анализ имеющейся отчетности. Продвинутый в специфике бухгалтер в кратчайшее время определит, в каком состоянии она находится. В действительности подобный экспресс-аудит является бонусом для исполнителя. Если определенные участки бухгалтерского дела в запущенном виде, имеют признаки несвоевременного ведения, ошибочных расчетов, то может возникнуть потребность в их восстановлении.
Преимуществом для клиента является возможность формирования заявки на услугу безвозмездного аудита на сайте исполнителя. Процедура аудита длится около 3 часов, а результат предоставляется в форме отчета.
Если аутсорсер заявляет о минимальном тарифе качественных услуг, не проявляя интереса к документам клиента, это соизмеримо с безответственностью. Разумеется, если компания не так давно начала свою деятельность, то, скорее всего, она еще не обзавелась существенным скоплением проблем, и у нее нет потребности в экспресс-аудите.
Подытоживая описанное выше, следует сказать, что при выборе аутсорсера клиент должен иметь уверенность в следующем:
- перед ним — не «вчерашняя» компания, она существует на рынке определенный период времени, имеет положительную репутацию;
- аутсорсер в состоянии предоставить пробный период услуг;
- компания действует на прозрачных началах и позволяет изучить предварительный договор;
- исполнитель гарантирует конфиденциальность данных, полученных от клиента;
- аутсорсер готов выполнить бесплатный экспресс-аудит;
- действует понятный и гибкий метод ценообразования, пакет услуг может быть изменен по усмотрению клиента;
- возможность представления интересов клиента в налоговой инспекции;
- готовность аутсорсера провести налоговую оптимизацию по запросу клиента;
- компания способна подтвердить высокий профессионализм исполнителей;
- клиент в любой момент имеет доступ к собственной бухгалтерии в онлайн-режиме.
